Создавать ярлыки в Gmail позволяет быстро организовать входящие сообщения и повысить продуктивность. В этой статье подробно разберем каждый шаг: от создания новых ярлыков до их настройки и использования для сортировки писем.
Вы узнаете, как присваивать ярлыки различным категориям и автоматизировать процесс фильтрации писем, что избавит от постоянного поиска нужной информации в переполненной почте. Сделать это просто, даже если вы впервые сталкиваетесь с настройками Gmail. Следуйте нашим рекомендациям, чтобы система максимально соответствовала вашим задачам.
Рекомендация – используйте ярлыки для разделения писем по важности или тематике, это поможет найти нужное сообщение за секунду. В следующих разделах мы пошагово покажем, как создать ярлык, применить его к письмам и настроить автоматические фильтры для их автоматической сортировки.
Создание и редактирование ярлыков для сортировки писем
Чтобы быстро организовать входящие сообщения, создавайте ярлыки с конкретными названиями, отражающими их содержание или приоритет. Для этого откройте панель слева, прокрутите вниз и выберите пункт «Создать ярлык». В появившемся окне введите название ярлыка, например, «Работа», «Семья» или «Проекты», и нажмите «Создать».
После создания ярлыка присвойте ему цвет, чтобы визуально отличать важные сообщения. Для этого наведите курсор на нужный ярлык, нажмите на три точки справа и выберите «Цвет». Выберите цвет из предложенного спектра или создайте свой, чтобы повысить отдачу от сортировки.
Редактирование существующих ярлыков
Чтобы изменить название или цвет ярлыка, откройте панель ярлыков, наведите курсор на нужный, нажмите на три точки и выберите «Переименовать» или «Цвет». Введите новое название или выберите другой оттенок. Также можно удалить ярлык, выбрав пункт «Удалить ярлык». Удаление ярлыка не удаляет сами письма, только убирает метку.
Советы по использованию ярлыков
Создавайте ярлыки для разных проектов, отделов или типов писем, чтобы не тратить время на ручное сортирование. Объединяйте ярлыки с фильтрами для автоматической маркировки входящих сообщений сразу при получении. Например, настройте фильтр на автоматическое применение ярлыка «Работа» к письмам от определенных отправителей или с определенными ключевыми словами.
Используйте функцию поиска по ярлыкам, чтобы находить нужные письма за секунду. Введите в поисковую строку, например, label:Работа, что упростит доступ к тематически сгруппированным сообщениям и ускорит обработку информации.
Использование ярлыков для быстрого поиска и организации писем
Добавляйте ярлыки к важным письмам, чтобы находить их через поиск в несколько кликов. При получении сообщения присвойте соответствующий ярлык, чтобы связать его с проектом или темой. Это значительно ускоряет доступ к нужной информации и помогает избежать разбросанности писем.
Использование фильтров для автоматической сортировки писем
Настройте фильтры, чтобы автоматически применять ярлыки при получении писем от определённых отправителей или с конкретными ключевыми словами. В результате новая почта сразу попадёт в нужную категорию без дополнительных действий. Это позволяет держать почтовый ящик организованным и снизить нагрузку на ручную сортировку.
Комбинирование ярлыков для точной фильтрации
Используйте несколько ярлыков для одного письма, чтобы сделать поиск ещё эффективнее. Например, отправленное от конкретного клиента и относящееся к проекту можно отметить двумя ярлыками. Это помогает быстро находить все связанные письма, используя комбинацию ярлыков или расширенный поиск.
