С 1 сентября 2026 года транспортная накладная при автомобильной перевозке груза по договору оформляется в электронном виде.
ЭТрН формируют и подписывают участники перевозки, а сведения из документа передаются в государственную информационную систему электронных перевозочных документов — ГИС ЭПД.
Разберемся, что потребуется для работы с ЭТрН и как проходит оформление накладной от передачи груза перевозчику до завершения доставки.
Когда нужна электронная транспортная накладная
Транспортная накладная подтверждает заключение договора перевозки груза автомобильным транспортом. Если иное не предусмотрено договором, составляет ее грузоотправитель. С 1 сентября 2026 года такой документ оформляется в электронном виде.
При этом ЭТрН нужна не при любом перемещении товара. Например, если компания перевозит собственный груз собственным автомобилем и договора перевозки нет, транспортная накладная не оформляется. Если для доставки привлекается сторонний перевозчик по договору, транспортная накладная потребуется.
Что потребуется для работы с ЭТрН
Участники перевозки не передают документы непосредственно в ГИС ЭПД. Обмен происходит через операторов информационных систем электронных перевозочных документов — ИС ЭПД.
До начала работы компании необходимо:
- выбрать оператора ИС ЭПД и подключить подходящий сервис;
- определить сотрудников, которые будут оформлять и подписывать документы;
- подготовить электронные подписи;
- оформить полномочия сотрудников, в том числе машиночитаемые доверенности в предусмотренных случаях;
- настроить рабочие места или интеграцию с учетной системой;
- определить порядок действий водителя при погрузке и доставке;
- проверить возможность обмена документами с контрагентами.
Руководитель организации или индивидуальный предприниматель может использовать квалифицированную электронную подпись. Если документы подписывают сотрудники, им потребуются собственные электронные подписи и оформленные полномочия.
Порядок подключения к ГИС ЭПД, структуру документа и то, как работать с электронной транспортной накладной, стоит заранее разобрать для всех сотрудников, участвующих в оформлении перевозки.
Максим Демеш, эксперт компании Мультикас:
При переходе на ЭТрН недостаточно просто подключить сервис оператора ИС ЭПД. Нужно проверить полный рабочий сценарий с участием отправителя, перевозчика, водителя и получателя. Тогда проблемы с правами доступа, подписями или действиями сотрудников выявятся до реальной перевозки.
Как проходит работа с ЭТрН
Электронная транспортная накладная оформляется последовательно. В стандартной перевозке участники формируют четыре обязательные части документа — титулы. Каждый из них соответствует определенному этапу перевозки.
1. Грузоотправитель создает ЭТрН
Работа начинается с формирования первого титула. Грузоотправитель вносит сведения об участниках перевозки, грузе, местах погрузки и выгрузки и другие данные, предусмотренные формой документа.
После заполнения титул подписывается. Сведения через оператора ИС ЭПД передаются другим участникам перевозки и в ГИС ЭПД.
2. Перевозчик принимает груз
При погрузке перевозчик проверяет сведения и подтверждает принятие груза к перевозке. На этом этапе формируется второй обязательный титул.
В рабочем процессе участвует и водитель. Способ подтверждения его действий зависит от сервиса оператора ИС ЭПД и настроенного сценария работы.
Если при погрузке обнаружены расхождения по количеству, состоянию или другим параметрам груза, их отражают в электронном документе в предусмотренном порядке.
3. Грузополучатель принимает товар
После прибытия автомобиля грузополучатель проверяет доставленный груз и оформляет свою часть ЭТрН. В документе фиксируется факт приемки и сведения о выгрузке.
Если обнаружены повреждения, недостача или другие расхождения, их следует отразить при оформлении соответствующего титула, а не подтверждать приемку без замечаний.
4. Перевозчик завершает перевозку
После передачи груза получателю перевозчик оформляет заключительный обязательный титул. Он подтверждает завершение перевозки и передачу груза.
В результате в электронной транспортной накладной сохраняются сведения о выполненных действиях и подписях участников, а необходимые данные передаются в ГИС ЭПД через оператора.
Что делать, если условия перевозки изменились
Не всегда доставка проходит точно по первоначальному сценарию. Во время рейса может потребоваться заменить автомобиль или водителя, изменить место доставки, скорректировать стоимость перевозки или другие сведения.
Для таких ситуаций предусмотрены дополнительные титулы ЭТрН. Они позволяют зафиксировать изменения в рамках уже созданного электронного документа без оформления новой транспортной накладной для каждого отдельного изменения.
Например, дополнительный титул может потребоваться при переадресации груза или замене транспортного средства.
Исправлять сведения в уже сформированной ЭТрН также можно в предусмотренных правилами случаях. При этом принятую ГИС ЭПД транспортную накладную нельзя просто удалить или отозвать как обычный файл: изменения вносятся через установленный механизм электронного документооборота.
Что проверить перед первой перевозкой
Перед началом постоянной работы лучше полностью пройти сценарий оформления ЭТрН.
Проверьте, что:
- грузоотправитель может создать и подписать документ;
- перевозчик своевременно получает ЭТрН и может оформить свою часть;
- водитель понимает, какие действия от него требуются;
- грузополучатель может подтвердить приемку;
- ответственные сотрудники имеют необходимые права, подписи и полномочия;
- документы корректно передаются через оператора ИС ЭПД.
Отдельно стоит согласовать порядок работы с контрагентами. ЭТрН оформляется последовательно несколькими участниками, поэтому задержка или ошибка на одном этапе может остановить дальнейшее оформление документа.
